電子郵件歸檔系統

因為電子郵件的便利性,電子郵件成為企業對外與內部溝通與傳送資料的主要媒介,隨著使用的頻繁,企業電子郵件數量的成長速度非常驚人,已成為企業的Big Data之一。

電子郵件在企業間扮演營運業務往來的重要資訊流平台,舉凡訂單、合約、設計圖、技術、製程、配方、程式、人事、營運、財務 等資訊都會通過電子郵件傳遞。

也因為電子郵件的便利性,個資與機敏資料透過電子郵件外洩事件層出不窮,從政府、科技產業、網購業者、銀行/證券業到製造業無不深受影響。

因應法規遵循與資料舉證需求,企業必須保存比過去更長時間的鉅量郵件資料( 5~7年),在電子郵件數量爆炸性成長的今天,電子郵件的歸檔保存與調閱,成為企業資訊人員一個主要的挑戰。

使用關鍵字搜尋的傳統郵件歸檔稽核系統,已經無法讓管理者從歸檔的巨量電子郵件資料中,快速地找出有意義的資料與證據。如何才能快速有效地稽核出相關資安洩密事件,以及獲得先期預知警訊?

綠色運算為了協助各單位有效地解決這個難題,開發利用「BIG DATA巨量關鍵資料比對技術」的新世代電子郵件歸檔與稽核解決方案。藉由「BIG DATA巨量關鍵資料比對技術」,使用一條稽核政策條件,就可以達成傳統稽核系統1000條稽核條件的效果,針對巨量資料進行一次比對就可以找到您需要的資訊,大幅地縮小政策面與實務執行上的落差。再搭配GAIS搜尋引擎技術,大幅地提升整體效能,減輕資訊人員維運上的工作負荷。

完整的電子郵件稽核系統應包含電子郵件寄出當下的精準過濾分析、完整的郵件歸檔調閱機制、事後證據探勘與舉證分析。除了電子郵件本文外,更重要的是提供多種電子郵件附件PATTERN、壓縮檔拆解及內文分析比對。

綠色運算新世代電子郵件歸檔與稽核解決方案,包含前稽核閘道(MDLP Gateway)與後稽核歸檔系統(JournalBase)兩大系統。

電子郵件成為企業最關鍵的知識資產載具,為保護組織的智慧財產(IP:Intellectual Property),在電子郵件通訊上的安全,Nopam全方位郵件稽核與歸檔管理系統,具備完整的郵件稽核機制,能夠做到「事前稽核」 (Mail Pre-Auditing)

-預防郵件資料不當外洩,以及「事後稽核」(Mail Post Auditing) - 提供災害的事後舉證。

「事前稽核」MDLP(Mail Pre-Auditing) 結合郵件政策稽核引擎(Rule-Based Audit Engine)及GAIS高速搜尋引擎兩個關鍵技術,可精準地即時執行信件攔截、通知、拘留,與事後之調閱、重送、轉寄與打包等「事前稽核」作業。在機敏資料洩漏前,即時進行攔阻與通知。

Nopam電子郵件稽核系統之前稽核閘道(MDLP Gateway)可以及時找出具備某些特徵集合的郵件,分析郵件往來的通訊行為,透過預警查核機制,自動查核確保企業與客戶/供應商/外包商間之電子郵件通訊,符合雙方簽定的保密條款(NDA),避免機敏資料或智慧財產(Intellectual Property)透過郵件管道外洩,保護商業營運機密、追蹤敏感電郵資訊與符合法規要求 (Regulation Compliance)。

台灣某大型IC設計公司,該公司原先使用傳統電子郵件歸檔系統,擔心機敏資料外洩或員工帶槍投靠競爭友商,稽核部門每日耗費大量人力與時間,針對巨大的郵件資料進行稽查。導入了Nopam電子郵件歸檔與稽核系統後,只要一個人的部份時間,就輕輕鬆鬆地完成原來的作業要求。以下是該單位主管要求稽核單位完成的信件流查核要求:

外寄到免費信箱網域,沒有CC主管,且附件為壓縮加密的信。

單一信件同時出現客戶與供應商的信。

郵件夾附件外寄且副本不包含公司內部帳號,並且收件人小於等於n個人時。

外寄加密信件,沒有寄給公司相關同仁(並排除cc自己)。

多個專案小組,每個專案小組,僅可寄信給自身專案客戶與非自身專案的其他網域。

指定部門對外通信信件,信件通信過程中,若寄收件者之電子郵件位址或數目(收發信人數)有異動之信件,則發警示信或標示。

以往認為極度艱鉅的任務,透過Nopam的「BIG DATA巨量關鍵資料比對技術」及原廠的輔導上線,竟然輕輕鬆鬆就達成了。這是綠色運算產品帶給客戶最大的好處,在Big Data時代,彈指間完成複雜的稽核任務。

郵件稽核與歸檔產品的優劣,在於「郵件稽核政策的落實」與「舉證郵件的調閱速度」,稽核規則可完整設置,才可能探勘到關鍵機敏郵件。Nopam 稽核系統具備巨量電子郵件探勘分析的能力,支援巨量關鍵辭集合比對功能,與多個關鍵辭之資料集合,搭配GAIS高速搜尋引擎技術,查詢超過百萬封信件時,具備 5 秒內於使用者端顯示查詢結果,具備巨量郵件資料分析與稽核與歸檔的技術,才能協助企業面對BIG DATA 時代的挑戰。